Wie kann man das interne Wissen besser strukturieren? In einer Wissensgesellschaft ist Wissen die wichtigste Ressource von Unternehmen. Wissen aufzubauen, zu nutzen und zu bewahren ist deshalb eine zentrale Aufgabe für das Management.

Oft wird Wissensmanagement aber als reines Informationsmanagement missverstanden. Datenbanken, Intranets und andere IT-Systeme sind zwar wichtig, bilden aber letztlich nur eine von drei Säulen, auf denen erfolgreiches Wissensmanagement aufbaut.
Wissensmanagement erfordert Werkzeuge, um Wissen zu dokumentieren, wiederzufinden und weiterzugeben. Waren es früher Bücher und Dokumente, so sind es heute meist IT-Systeme wie Intranets, Wissensdatenbanken oder Dokumentenmanagement-Systeme.

Die Technologie ist vorhanden. Die Herausforderung für Unternehmen besteht weniger darin, die für sie geeignete (und finanzierbare) Lösung zu finden. Sondern vielmehr darin, diese Lösung so aufzusetzen und einzuführen, dass sie dann auch genutzt wird und einen Mehrwert bringt. Wissensmanagement ist ein kontinuierlicher Vorgang. Damit er funktioniert, braucht es geeignete Strukturen und Prozesse im Unternehmen.
Dazu gehört mehr als einen Chief Knowledge Officer zu ernennen oder eine interne Informationsstelle zu schaffen. Wissensmanagement muss in allen Organisationseinheiten und von allen Mitarbeitenden praktiziert werden. Und damit dies geschieht, muss der Austausch und die Dokumentation von Wissen ein selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags werden.
Was man in IT-Systemen speichern kann, sind lediglich Informationen. Zu Wissen wird Information erst, wenn sie von den Mitarbeitenden genutzt und ausgetauscht wird. Ein Teil des Wissens lässt sich auch gar nicht sinnvoll in IT-Systemen dokumentieren, sondern wird ausschliesslich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergegeben. Komplexes Wissen ist zudem oft nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verankert, sondern gemeinschaftliches Know-how einer ganze Gruppe.
Wissensmanagement bedeutet deshalb, Mitarbeitende zu motivieren und zu befähigen, Wissen aufzubauen, zu nutzen und weiterzugeben.